Prezentace je ve většině firem dennodenním parťákem každého obchodníka na cestě k získání nových klientů, přesto je její design často opomíjen. V mnoha firmách stále používají před lety navrženou powerpointovou šablonu, která mnohdy neodpovídá jak potřebám cílové skupiny, tak aktuálnímu portfoliu služeb firmy. Obchodní manažeři často ve snaze vylepšit prezentaci upravují šablonu vlastními silami, přitom mohou neúmyslně přehlédnout základní principy čtivosti. Co je tedy klíčovým předpokladem pro vytvoření vizuálně atraktivních snímků? Společně se zaměříme na nejčastější nešvary, které se objevují nejen v obchodních prezentacích, a ukážeme vám, jak je napravit.
Samovysvětlující prezentace vs. prezentace přednášená osobně
Před tím, než se ponoříme do konkrétních tipů, je klíčové si ujasnit základní otázku: Jaký je účel vaší prezentace? Bude sloužit jako vizuální podkres v kombinaci s mluveným projevem, nebo jako samostatný dokument k přečtení? Toto rozhodnutí zásadně ovlivní, jak budete s obsahem pracovat v rámci prezentace. V tomto článku se ale chceme zaměřit hlavně na prezentaci, doprovázenou mluveným projevem.
U samovysvětlující prezentace se nemusíte bát zvolit souvislý text ve formě širokého odstavce, zatímco prezentace doprovázená mluveným projevem by měla stavět především na poutavých vizuálech s klíčovými body.
Jan Beneš
Creative Director v Beneš & Michl
#1 Roztříštěná posloupnost informací
Příběh je základem každé dobré prezentace, i té obchodní. Než začnete tvořit jednotlivé snímky, naplánujte prezentaci jako celek. Najděte společné téma, které se bude prolínat celým vyprávěním. V dalším kroku si nakreslete klíčové body, kterým se chcete věnovat. Teprve potom přidávejte k jednotlivým nosným myšlenkám detaily. A nebojte se škrtat.
Rychlý tip: Vytvořte storyboard prezentace před tvorbou jednotlivých slidů. Jednoduchý a intuitivní nástroj Miro vám s tím pomůže.
#2 Zahlcení informacemi
Slidy přeplněné textem mohou publikum zahltit a odvést pozornost od klíčových sdělení. Pokud i přesto potřebujete předat mnoho informací, rozdělte je do více snímků. Skvěle poslouží pravidlo 7 x 7, tedy maximálně 7 řádků na slide a 7 slov na řádek. Pokud je to jen trochu možné, převyprávějte text vizuálně. Používejte grafy, ikony, případně jiné vizuální prvky.
Rychlý tip: Použijte pravidlo jeden slide se rovná jedná nosná myšlenka s maximálně třemi podbody.
#3 Fontový freestyle
Nadpisy na slidu nemusí být obrovské, protože primárním cílem je efektivně prodat obsah. Pokud se rozhodnete kombinovat různé druhy písma, držte se osvědčeného pravidla: patkové písmo párujte s bezpatkovým. Tato kombinace vytváří příjemný vizuální kontrast a zlepšuje čitelnost. Naopak použití dvou patkových fontů často působí neprofesionálně a může vypadat jako chyba.
Rychlý tip: Rychle a spolehlivě identifikovat jakýkoliv font na vybrané webové stránce vám pomůže rozšíření Fonts Ninja.
#4 Přehršel odrážek
Odrážky mohou být užitečné, ale jejich nadměrné používání vede k monotónnosti. Střídejte formáty. Nahraďte tradiční odrážky relevantními ikonami, které vizuálně podpoří vaše body. Pokud potřebujete zdůraznit posloupnost nebo prioritu, použijte číslování místo odrážek.
Rychlý tip: Nahraďte odrážky ikonami nebo čísly pro vizuální rozmanitost.
#5 Žádný volný prostor
Nechte své slidy „dýchat“. Prázdný prostor není plýtváním místem, ale důležitým designovým prvkem, který pomáhá zdůraznit důležitost klíčových sdělení. Mnoho autorů prezentací dělá chybu, když se snaží využít každý centimetr plochy slidu. To vede k tomu, že čtenář neví, která informace je klíčová. Ponechte proto alespoň 30 % plochy snímku zcela prázdných.
Rychlý tip: Vyhněte se zvýrazňování veškerých prvků na snímku. Když zvýrazníte všechno, ve výsledku nevynikne nic.
#6 Jednolitý text
Dlouhé, nepřerušované bloky textu jsou jedním z nejrychlejších způsobů, jak odradit publikum od sledování vaší prezentace. Monotónní text je obtížné číst, a ještě obtížnější si ho zapamatovat. Rozdělte proto text do menších celků. Využijte hierarchii nadpisů, podnadpisů a zvýrazněných bodů.
Rychlý tip: Používejte krátké odstavce a vizuálně oddělené body pro lepší čtivost.
#7 Nepřehledné tabulky
Tabulky jsou sice dobrým sluhou, pokud jde o prezentaci dat, ale špatným pánem. Platí to zejména pro vertikální linky, které tabulku opticky přetěžují. Místo toho použijte velice jemné podbarvení řádků pro lepší orientaci. Dále místo linek jako předělů můžete použít mezery – vytvoříte tak vzdušnější a profesionálnější vzhled.
Rychlý tip: Pokud možno vyhněte se použití vertikálních linek, které tabulku opticky přetěžují a ztěžují čtení. Pro lepší orientaci využijte jemné podbarvení sudých řádků nebo mezery.
#8 Co věta, to odstavec
Zatímco rozdělení textu do menších celků je důležité, přílišné rozdrobení může být stejně škodlivé jako dlouhé bloky textu. Extrémně krátké odstavce narušují plynulost čtení a mohou působit nesouvisle. Vytvářejte smysluplné odstavce, které obsahují jednu hlavní myšlenku a její podporující detaily.
Rychlý tip: Spojte související myšlenky do kompaktních odstavců se 3–4 větami.
#9 Fotografie se nehodí k obsahu
Nevhodné nebo nekvalitní obrázky mohou znehodnotit celou prezentaci. Pokud nemáte vlastní fotografie, věnujte dostatek času hledání ilustrací, které nepůsobí fotobankovým dojmem. Až najdete perfektní vizuály, nebojte se je roztáhnout až po okraj slidu.
Rychlý tip: Pokud často hledáte neotřelé fotografie, sáhněte po Kaboompics. Tyto vizuály dodají wow efekt každé prezentaci.
#10 Závěrečný slide s poděkováním
Zakončení prezentace slidem s poděkováním za pozornost může působit obehraně. Využijte závěrečný blok k zanechání silného dojmu tím, že rozproudíte diskuzi. Vložte proto do posledního slidu například výzvu k akci: „Máte otázky?“ nebo „Čas na vaše dotazy“. Pro vytvoření lehčí a uvolněnější atmosféry můžete také zvážit použití známých memů nebo gifů.
Rychlý tip: Neděkujte za pozornost. Sdělte své poděkování ústně. Místo toho využijte závěrečný prostor k interakci s publikem.
S těmito tipy vaše prezentace zaručeně prokouknou. Pokud si ale netroufnete aktualizovat prezentaci vlastními silami, svěřte ji do rukou našich zkušených grafiků.
